La facture électronique

A compter du 1er janvier 2020, l’obligation d’émettre des factures sous format électronique à destination des clients du secteur public s’étend aux micro-entreprises (entreprises qui remplissent au moins 2 des 3 critères suivants : l’effectif salarié est inférieur à 10 personnes, le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 700 000 euros et le total du bilan annuel est inférieur à 350 000 euros). Cette obligation est en place depuis le 1er janvier 2019 en ce qui concerne les PME.

La notion de facture électronique

La facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue sous forme numérique. Pour être légalement valide, elle doit respecter 4 règles :

• Garantir l’identité de l’émetteur,
• Garantir l’intégrité de la facture (impossible de la modifier),
• Garantir la lisibilité du document par son destinataire,
• Contenir les mêmes mentions légales que la version papier (l’adresse de facturation et l’adresse de livraison, le numéro de bon de commande éventuellement mentionné par l’acheteur, le nom et l’adresse des parties, la date de la prestation de service ou de la vente, la quantité, la dénomination précise et le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des prestations effectuées, la date à laquelle le règlement doit intervenir et le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement).

Afin de s’assurer que la facture électronique réponde à ces critères, il existe plusieurs options :

• L’utilisation d’une signature électronique émise à partir d’un certificat qualifié,
• La mise en place de contrôles établissant un lien entre la facture et la transaction concernée (Piste d’Audit Fiable) ;
• La mise en place d’une norme acceptée par les deux parties pour l’automatisation du traitement de la facture.

En un mot, s’accorder en amont sur l’outil utilisé : par exemple un logiciel de gestion intégrée ou un fichier PDF.

Nous vous conseillons l’émission des factures électronique à partir d’un certificat qualifié.
Celui-ci peut être retiré auprès de votre agence bancaire habituelle.

Cependant, d’autres prestataires peuvent vous fournir un certificat qualifié, au rang desquels Docusign, Certeurope ou encore Chambersign.

Les sanctions en cas de non-respect de cette obligation

En cas de non-émission de factures électroniques à l’attention de ses clients du secteur public, l’entreprise s’expose à une amende qui peut s’élever à 50 % des sommes facturées.

Par ailleurs, toute facture sous format autre que numérique ne sera pas reconnue par l’administration, et ne permettra pas le remboursement des sommes dues par le client.

L’obligation d’émettre des factures sous format électronique n’est, à ce jour, pas mise en œuvre pour les transactions entre entreprises privées. Cependant, la tendance actuelle laisse à prévoir que cela sera le cas très prochainement.

Par ailleurs, à compter du 1er janvier 2020, les micro-entreprises seront dans l’obligation d’accepter la réception des factures sous format électronique, ce qui confirme bien cette tendance à la numérisation de l’ensemble des factures.

Dominique LAMBIN
Expert-comptable